Planvolles Vorgehen durch vielfältige Änderungen notwendig
Versionswechsel zur gleichzeitigen Überprüfung der Systemlandschaft und IT-Strategie nutzen
Mit der Veröffentlichung von SAP Business One 9.0 hat SAP seine Mittelstandslösung um neuen Funktionen und Prozesse, u.a. für die Lager- und Mengenverwaltung sowie die Preisbildung ergänzt, die für mehr Flexibilität im täglichen Gebrauch sorgen sollen. Daneben unterstützt die Software nun auch eine 64-bit-Architektur und Single-sign on.
„Mit dem neuen Release hat SAP die Lösung noch optimaler am Bedarf von mittelständischen Unternehmen ausgerichtet und viele Kundenanforderungen in die Entwicklung miteinfließen lassen“, urteilt Uwe Lembgen, Leiter Consulting bei bob Systemlösungen, über das neue Release. „Anwender der Vorgänger-Versionen sollten sich jetzt jedoch nicht konzeptions- und kopflos in SAP Business One 9.0 stürzen. Denn einige neue Funktionen können Anpassungen der System-Architektur erfordern“, macht Lembgen deutlich. Notwendig sei deshalb ein planvolles Vorgehen. bob Systemlösungen hat daher einige Tipps für den Release-Wechsel erarbeitet, die den Unternehmen als erster Anhaltspunkt für Change-Projekte dienen sollen:
- Lagerplätze: Ein Augenmerk sollte im Planungsprozess auf die Lagerplätze gelegt werden. Diese müssen definiert und fixiert werden, damit die optimale Ausnutzung von vorhandenen Lagerkapazitäten durch chaotische Lagerführung möglich wird.
- Maß- und Mengeneinheiten: Durch das Release 9.0 besteht nun die Möglichkeit, Maß- und Mengeneinheiten bei Artikeln für den Ein- und Verkauf festzulegen. Hier sollten die Anwender genau hinschauen und prüfen, ob dieses Feature in ihren Geschäftsmodellen sinnvoll ist oder nicht.
- Compliance-Vorgabe: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie beispielsweise SEPA, E-Bilanz, Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) setzt voraus, dass neben inhaltlichen Voraussetzungen auch organisatorische, technische und fachliche Anforderungen im Vorfeld geklärt werden.
- Anlagenbuchhaltung: Die Prozesse der Anlagenbuchhaltung sind komplett neu gestaltet. Die Grundsätzlichkeit dieses Sachverhalts macht es notwendig, hierbei ein separates Migrationsprojekt zu planen, das sich an vom Zeitpunkt aus betrachtet am Jahresabschluss orientiert.
- EDI-Integration und EDIFACT: Das neue Release unterstützt den elektronischen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten. Hierauf muss die vorhandene Datenbasis vorbereitet werden. Es gilt zu prüfen, ob dies eine der zentralen Anforderungen für den Release-Wechsel darstellt oder ob ein nachgelagertes EDI-Projekt sinnvoll ist.
- Prozesse und Altsystem: Das bestehende System muss auf Abhängigkeiten von durchgeführten Modifikationen untersucht werden. Dies gilt auch für die vorhandenen Datenstrukturen und Prozesse. Hier helfen Visualisierungstechniken beim Überblick.
- Analyse des Unternehmens: Im Rahmen der Untersuchung lassen sich organisatorische Besonderheiten und Schwerpunkte identifizieren, die von dem Release-Wechsel besonders betroffen sind.
- Datenqualität: Mit den neuen Funktionen gehen teils Veränderungen in der Datenstruktur einher, die eine Anpassung der Altsysteme bzw. Drittanwendungen notwendig machen. Diese Chance sollte ergriffen werden, um die Qualität der Daten zu überprüfen und ggf. zu optimieren.
- Einrichtung eines autarken Testsystems: Hierdurch kann das neue Release vor seinem Live-Betrieb ausführlich auf Funktionen und Prozesse getestet werden. An dieser Test-Phase sollten die Key User des Unternehmens teilnehmen.
„Die Komplexität des Release-Wechsels erfordert, dass der nachfolgende Support stets vom Projektberater wahrgenommen wird“, hebt Uwe Lembgen, Leiter Consulting bei bob Systemlösungen, hervor. „Nur so ist sichergestellt, dass Support-Anfragen gleich auf das notwendige Projekt-Know-how treffen und eine Lösung schnell gefunden wird.“
Quelle: bob Systemlösungen
