E-Rechnung 2027: Jetzt handeln vor die Übergangsfrist läuft ab

Was deutsche Unternehmen jetzt wissen und tun müssen – und wie SAP Business One die Umstellung vereinfacht.

Die Uhr tickt. Bis zum 31. Dezember 2026 läuft die erste große Übergangsfrist für die E-Rechnungspflicht in Deutschland ab. Wer bislang noch auf Papier- oder PDF-Rechnungen setzt, sollte jetzt handeln – denn ab 2027 gelten verschärfte Pflichten, und ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich vorgeschrieben. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau gilt, für wen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.

Was ist die E-Rechnungspflicht – und warum ist sie gerade jetzt relevant?

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat. Ziel ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und die Schliessung der deutschen Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro jährlich. Die Regelung betrifft alle inländischen B2B-Umsätze – also Geschäfte zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen.

Für B2C-Umsätze (Rechnungen an Privatpersonen) gilt die Pflicht nicht. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto steuerfreie Leistungen sind ausgenommen.

Welche Fristen gelten 2026 – und wann muss ich wirklich handeln?

Die Gesetzgebung sieht gestaffelte Übergangsfristen vor. Hier eine Übersicht des aktuellen Stands:

Was ist eine E-Rechnung – und was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD?

Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat auf Basis von XML, das automatisch verarbeitet werden kann. Das Gesetz fordert die Einhaltung der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis haben sich zwei Formate etabliert:

• XRechnung: Rein strukturiertes XML-Format, das vor allem im öffentlichen Beschaffungswesen (B2G) eingesetzt wird.
  Für Menschen nicht direkt lesbar – benötigt einen geeigneten Viewer.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Hybridformat, das XML-Daten in ein PDF einbettet. Sowohl maschinell als auch für Menschen lesbar –
  besonders beliebt im privatwirtschaftlichen B2B-Bereich.

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Wahl hängt von den eigenen Prozessen, dem ERP-System und den Anforderungen der Geschäftspartner ab.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht – und für wen nicht?

Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle inländischen B2B-Umsätze. Konkret bedeutet das:

• Beide Vertragsparteien (Aussteller und Empfänger) müssen in Deutschland ansässig sein
• Der Umsatz muss steuerpflichtig sein
• Es muss sich um ein B2B-Geschäft handeln

Ausgenommen sind:

• B2C-Umsätze (Rechnungen an Privatpersonen) – hier gilt die Pflicht nicht
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8-29 UStG
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG bei der Ausstellungspflicht

Welche technischen Voraussetzungen brauche ich für die E-Rechnung?

Die Mindestanforderungen für den Empfang sind laut Bundesfinanzministerium überschaubar: Technisch reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus, um E-Rechnungen entgegenzunehmen. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Verarbeitung und Archivierung.

Für eine rechtskonforme und effiziente Umsetzung benötigen Unternehmen:

• Eine ERP- oder Buchhaltungssoftware, die XRechnung und / oder ZUGFeRD unterstützt
• Automatisierte Workflows für die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
• GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung im Originalformat für mindestens 10 Jahre
• Definierte Prozesse für die Ausgangsrechnungsstellung im strukturierten Format

Die init consulting AG hat einen Best Practice Lösungsansatz erarbeitet, der sich schnell und kostengünstig implementieren lässt

Ihre Vorteile:

• Vollständige Compliance
• Nahtlose SAP-Integration
• Zukunftssicher
• Keine Medienbrüche
• Klare Kostenvorteile
• Schnelle Umsetzung

Für Grosshändler, Produktionsunternehmen und Dienstleister mit hohem Rechnungsvolumen bedeutet das: ein rechtssicherer, standardkonformer E-Rechnungsprozess – ohne unnötige Komplexität und mit kalkulierbaren Kosten.

Was passiert, wenn mein Unternehmen die E-Rechnungspflicht ignoriert?

Wer die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt, riskiert konkrete finanzielle Konsequenzen:

• Verlust des Vorsteuerabzugs: Nur ordnungsgemäss archivierte und verarbeitete E-Rechnungen sichern den Vorsteuerabzug. Fehlende oder falsch verarbeitete Rechnungen können bei einer Betriebsprüfung gestrichen werden.
• Vertragspartner-Probleme: Wer keine E-Rechnungen empfangen kann, verlangsamt Zahlungsprozesse und riskiert Lieferantenbeziehungen.
• Compliance-Risiken: Ab 2027 und 2028 drohen bei Verstössen gegen die Ausstellungspflicht

Gilt die E-Rechnungspflicht auch in Österreich und der Schweiz?

Die aktuelle gesetzliche E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze gilt zunächst nur in Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regelungen:

• Österreich: E-Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) sind bereits seit 2014 Pflicht. Eine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht ist bislang nicht eingeführt, wird aber im Kontext der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) perspektivisch erwartet.
• Schweiz: keine gesetzliche B2B-E-Rechnungspflicht. Jedoch wächst die Nachfrage nach strukturierten Rechnungen durch grosse Handelspartner und Konzerne.

Für DACH-Unternehmen mit grenzüberschreitendem Geschäft empfiehlt sich daher eine ERP-Lösung, die mehrere nationale Standards unterstützt und für kommende EU-weite Anforderungen vorbereitet ist.

In welchen Schritten sollte ich die E-Rechnung in meinem Unternehmen einführen?

Eine strukturierte Einführung minimiert Risiken und schafft nachhaltige Prozesse.
Empfohlene Vorgehensweise:

• Schritt 1 – Ist-Analyse: Welche Rechnungsprozesse gibt es? Wo entstehen Papier- oder PDF-Rechnungen? Wo werden Rechnungen empfangen?
• Schritt 2 – Softwareprüfung: Unterstützt das bestehende ERP oder die Buchhaltungssoftware XRechnung und / oder ZUGFeRD?
• Schritt 3 – Prozessdesign: Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse für E-Rechnungen definieren und dokumentieren
• Schritt 4 – Archivierungslösung: GoBD-konforme Archivierung im Originalformat sicherstellen
• Schritt 5 – Mitarbeiterschulung: Teams in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb auf die neuen Prozesse vorbereiten
• Schritt 6 – Go-Live & Monitoring: Prozesse aktivieren, Fehler überwachen und kontinuierlich optimieren

Wie kann ich mich optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten – und wo lerne ich mehr?

Das Thema E-Rechnung ist komplex – aber mit dem richtigen Partner und den richtigen Tools gut beherrschbar. Für Unternehmen, die SAP Business One einsetzen oder evaluieren, bietet die init consulting AG eine praxisnahe Websession an, in dem Sie sehen, wie die E-Rechnungslösung in SAP Business One konkret funktioniert.

Fazit: 2026 ist das Jahr der Entscheidung

Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunftsvision mehr – sie ist gelebte Realität. Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit Januar 2025 gesetzlich vorgeschrieben. Die Ausstellungspflicht kommt für grosse Unternehmen ab 2027, für alle ab 2028. Wer jetzt handelt, sichert nicht nur seine Compliance, sondern profitiert auch von effizienteren, automatisierten Prozessen.